¿Cómo llevar a su empresa hacia un plan de “Onboarding” efectivo?

En el mundo empresarial los programas de Inducción corporativa han sido transformados hacia procesos de ONBOARDING con diferencias conceptuales:  ONboarding significa abordaje o incorporación. Al revisar los procesos de inducción corporativa desde esta óptica, comprenderá fácilmente las diferencias a las cuales nos referiremos.

 ¿Qué es Onboarding/Incorporación para empleados? “La incorporación, también conocida como socialización organizacional, se refiere al mecanismo a través del cual los nuevos empleados adquieren el conocimiento, las habilidades y los comportamientos necesarios para convertirse en miembros e integrantes de la organización efectivos”. https://en.wikipedia.org/wiki/Onboarding

 ¿Qué significa incorporación corporativa para su empresa?

¿Qué debe incluir un plan efectivo y cómo implementar estos procesos de manera ágil y dentro del presupuesto?


Para establecer un programa de onboarding efectivo es fundamental asegurarse que las bases del programa de Inducción que realiza cumplan con estándares de calidad. La tecnología permite hoy crear procesos de inducción para que la capacitación sea entregada de manera eficaz, medible y evaluable a cada uno de los nuevos integrantes de la empresa. El evaluar confirma que el trabajador adquirió el conocimiento, la medición permitirá la mejora continua de los procesos y la virtualidad asegura la estandarización de la información y la oportunidad de repetir, bajo demanda, aquella que no ha quedado clara, con un valor adicional, que es involucrar estos procesos al personal que requiere reinducción sin mayor costo.

 ¿Qué componentes de un plan de inducción se deben estandarizar por medios virtuales?


Existe una información obligada para todos los empleados de su empresa, la que comúnmente es entregada a lo largo de 2 o más días en un recorrido, checklist en mano, por las diferentes áreas de la compañía: Recursos Humanos, Gerencia general, Jurídica, Contabilidad, área específica al cargo, entre otras, donde el empleado recibe información generalizada o puntual sobre Políticas de la empresa, objetivos, mision,valor, plan estratégico de la empresa, Reglamento Interno, Organigrama, Gestión de riesgos, planes de compensación, funciones del cargo, entre otros.

En la práctica, generalmente la inducción corporativa  está a cargo de varios empleados de la compañía , esto puede llevar a que el proceso esté sujeto a variables de tiempo y calidad de la información, o sea, a un proceso subjetivo que no solo quita tiempo a otros trabajadores si no que imposibilita asegurar la forma, contexto y rigor de la información… 

Un plan de inducción estructurado y desarrollado  dentro de una plataforma LMS no tiene riesgos de espacio y de tiempo y mucho menos de calidad, logrando asegurar que los bloques de información entreguen todo los conocimientos obligados y necesarios para que el nuevo empleado se incorpore rápidamente, acelerando positivamente el tiempo que le tomará abordar su cargo y funciones, permitiendo además poner en práctica otros elementos cruciales en una estratégia de onboarding efectiva.  Es precisamente al consolidar la información en paquetes educativos bien planificados, pre diseñados y revisados, como podrá confiar que todos los empleados reciban exactamente la misma calidad, profundidad y alcance de formación sobre los puntos esenciales de su organización.

Mejores prácticas
Para beneficiar completamente a la empresa y al empleado, el programa debe ser integral y planificarse con anticipación, hemos realizado una lista de factores que debe contemplar un buen plan de incorporación  y destacaremos cuales indiscutiblemente se estandarizar a través de la digitalización en un programa virtual de formación  con el objetivo que el tiempo dedicado por el nuevo empleado es sus primeros días sea utilizado en un proceso de Onboarding dinámico, efectivo y de calidad que contemple la parte humana y social para familiarizarse con su entorno, cargo, cultural organizacional y nuevos compañeros.

 Un buen programa de inducción virtual incluirá la siguiente información:

  • En qué negocio estamos – sector, normatividad, cadena de valor
  • Misión, valor, objetivos estratégicos
  • Estructura organizacional – Gobierno corporativo – Organigrama
  • Políticas, prácticas y regulación BPM
  • Reglamento interno de la compañía, plan de beneficios, estándares de comportamiento esperados, código de vestimenta.
  • ISGSST
  • Procedimientos para solicitar un permiso, horario laboral, trabajo desde casa, solicitar vacaciones, cómo presentar reintegro de gastos, incapacidades etc.
  • Inducción básica a los diferentes departamentos de la empresa y recursos clave.
  • Introducción a miembros clave del personal.
  • Entrenamiento específico de roles de trabajo 

¿Qué necesitamos para lograrlo?


Gran parte de la inducción descrita arriba se puede estandarizar y entregar anticipadamente a través de una plataforma LMS. Una vez determine la información que se puede entregar previamente sobre la empresa, se debe proceder a su desarrollo virtual, es recomendable que se realice bajo una metodología pedagógica que a través de un buen diseño instruccional logre los objetivos.

Se debe disponer del uso de un portal LMS de formación, debido a que a diferencia de otras páginas web, la plataforma LMS está programada para entregar contenidos, auto evaluar, evaluar y medir la apropiación de la información recibida.

Hoy en día existen múltiples opciones para implementar un LMS en su empresa, de acuerdo con el tamaño y número de empleados, usted podrá elegir entre adquirir un servicio de alojamiento, personalizar una de las propuestas de LMS open source o comprar una licencia.

Adicionalmente puede ser útil para ayudarlos a conectarse con la organización en su conjunto, concederle a sus nuevos colaboradores  acceso al portal de empleados con un suministro de noticias y otra información relacionada con la empresa.

Hacia el desarrollo de un programa de Onboarding
A continuación, es importante entonces diseñar el plan de acogida, es allí donde el contacto personalizado cumple una función cuyo objetivo es hacer sentir a la persona bienvenida. Hay muchas nuevas aproximaciones a estos procesos personalizados, algunas van desde entregar un kit de bienvenida, material POP de la empresa, asignar a una persona de guía para los primeros días que le apoye en familiarizarse y a socializar, entregar una agenda de reuniones con personas clave de su área, hasta nombrar un mentor quien estará (a mediano o largo plazo) atento al desempeño y al ajuste de la persona con sus funciones y objetivos tanto de la empresa como aquellos personales. 

Recuerde que la incorporación es el mecanismo a través del cual los nuevos empleados adquieren los conocimientos, habilidades y comportamientos necesarios para convertirse en miembros organizacionales efectivos. Los planes de incorporación tienen como la clara intención de  ayudar a los nuevos empleados a sentirse cómodos con la cultura de su nueva empresa, el entorno y los objetivos estratégicos de esta. Guiarlos a medida que emprenden nuevos proyectos en un esfuerzo por ponerlos al día rápidamente.

Tenga en cuenta que los buenos programas de onboarding pueden aumentar la productividad, el compromiso de los empleados y la retención. Ayudan a reducir el desgaste y la rotación de personal a corto plazo. También elevan la moral de los empleados, los hacen sentir bienvenidos y cómodos en el nuevo entorno y los motivan a desempeñarse a un nivel óptimo. Estos programas permiten a los nuevos empleados evaluar el panorama general y trabajar para cumplir los objetivos de la organización.

 “Un estudio realizado por Aberdeen Group con profesionales de recursos humanos y equipos de gestión estimó que el 66% de las empresas informaron un mayor éxito con la asimilación de la cultura de la empresa con un programa de incorporación estructurado. 

Casi el 90% de los fracasos de nuevas contrataciones se atribuyen a un mal ajuste cultural.
La adaptación cultural es sentirse cómodo con su entorno de trabajo, desde la dinámica del equipo hasta la ética y los valores que se practican en el lugar de trabajo, elementos fundamentales para las nuevas generaciones de empleados. Comprender la cultura de la empresa incluye el cumplimiento y estar a gusto con una variedad de aspectos tales como horarios de oficina, ética laboral, código de vestimenta, establecimiento de objetivos, jerarquía de informes, canales de comunicación, evaluaciones, gestión de beneficios, crecimiento y desarrollo profesional, entre otros. https://www.emptrust.com/blog/tips-to-onboard-new-hires-to-your-company-culture

Para HR Top, el éxito de las Top employer companies, está en asegurar que la inversión y el tiempo tomado para encontrar buenos empleados no se deben desperdiciar perdiéndolos con un mal proceso de onboarding, recuerde que este va más allá, se enfila hacia lograr que el nuevo empleado se integre rápida y ágilmente a la empresa, logrando que fluya de manera natural su incorporación al entorno

No olvide además, que se puede hacer y lograr mucho en las semanas y días posteriores a la contratación y previos a que el nuevo empleado inicie labores.

Gran parte de la inducción se puede estandarizar y entregar anticipadamente a través de una página web LMS empresarial.

Cosas que podrá hacer antes que llegue el día UNO del nuevo empleado

  •  Para el nuevo empleado:
    • Informar respecto a las formalidades y papeleo del contrato, asegurando que toda la documentación se encuentre lista al día de ingreso.
    • Entregar acceso al Centro de Inducción Corporativo virtual. Clave y usuario
    • Alistar correo electrónico corporativo, claves de acceso, tarjetas de ingreso y autorizaciones.
    • Enviar agenda de reuniones o encuentros en los cuales deba participar con el dónde, cuándo y cómo, de su primer día / semana en el trabajo 
  • En la empresa:
    • Asegurar un lugar (estación) de trabajo.
    • Configurar la estación de trabajo del empleado, equipo y tecnología con el que deberá contar.
    • Preparar instructivo con accesos necesarios, inicios de sesión y otros permisos.
    • Designar un guía/compañero de trabajo y compartir con esta persona información de contacto del nuevo empleado.
    • Informar a todo el personal que viene alguien nuevo, esto evitará contratiempos.
    • Compartir su itinerario del primer día y la primera semana con las personas clave con las que deberá interactuar.

 

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